2.5.- Control de Activos Físicos.
Los objetivo principales del control de los activos Físicos son: planificar, programar y administrar el mantenimiento, para la cual se debe contar con la hoja de vida de los activos, la organización de precesos internos, mantenimiento correctivo y control sobre ellos, con ello lograr una buena administración de maquinaria que es abastecer a la obra de maquinaria adecuada (la mejor calidad al menor costo posible) en forma oportuna (en el momento que se debe realizar la labor).
El desarrollo tecnológico y las exigencias del mercado se han adelantado a los procesos gerenciales internos de las empresas y sólo aquellas que con su dinámica y flexibilidad han resuelto este problema del divorcio entre producción-mantenimiento-recursos. Sin embargo, la gran mayoría de las entidades entienden la necesidad de un cambio para mejorar las relaciones entre los procesos gerenciales internos y que estos contribuyan al trabajo en equipo sobre la base de preservar las funciones de los activos físicos.
Desde el punto de vista del capital tangible y de los activos físicos, se hace evidente que existe un costo del ciclo de vida que es necesario gestionar integralmente y que técnicamente se relacione con el régimen de operación, las condiciones de instalación, el entorno ambiental, las buenas o malas prácticas, la eficacia de su mantenimiento, la calidad de insumos, etc. En los estudios realizados se evidencia que los aspectos antes mencionados se encuentran mal gestionados y van de un extremo a otro.
La insuficiencia de la gestión de activos físicos con visión empresarial se plantea mejorar con una proyección estratégica maestra de la entidad (ver Figura 3.1.1) que trascienda en todos los procesos vitales del negocio y que su intensidad dependa de la ponderación acorde al impacto en el negocio y en eso radica la diferencia vinculada al entorno y al mercado. Una buena guía para este fin es la Norma inglesa PASS-55.
Fig. No 3.1.1: Estrategia maestra de gestión integral de activos físicos.
En esta estrategia maestra de la gestión de activos físicos es vital obtener buenos desempeños en el trabajo de equipo y el comportamiento organizacional en los desempeños de los procesos.
El concepto de ciclo de vida de un servicio o producto se puede aplicar a un sistema, un proceso o una parte de un activo físico y darle el seguimiento técnico y económico que requiera dentro de la sostenibilidad del negocio. Por eso es importante señalar que la competitividad y sostenibilidad de un negocio depende en gran medida del desempeño y el costo del ciclo de vida de sus activos físicos, lo que implica tener una armonía de disponibilidad y confiabilidad de sus inmuebles, así como los sistemas tecnológicos básicos y especializados con eficiencia, preservando el medio ambiente y la seguridad.
La Figura 3.1.2 muestra las etapas del ciclo de vida de un activo físico en sus diferentes momentos que lo caracterizan y que le permiten establecer fronteras de actuación desde la etapa inicial, antes de su puesta en marcha y después del inicio de su vida útil. Las dos primeras etapas ayudan a identificar y valorar la mantenibilidad antes de la puesta en marcha del activo físico. En la siguiente etapa de puesta en marcha es donde la gestión de la función mantenimiento se desarrolla durante el resto del ciclo de vida del activo físico, de aquí la importancia de una estrategia adecuada del mantenimiento acorde al tipo de negocio y entorno.
Fig. No 3.1.2: Etapas del Ciclo de Vida.
En la función mantenimiento, las problemáticas que se presentan incluyen la insuficiente proyección estratégica de la misma y la falta de objetivos pertinentes a las condiciones integrales en donde se desarrollan los procesos. Existen numerosas insuficiencias de organización y gestión que conspiran con el abnegado y estresante trabajo de los colectivos humanos que ejecutan esta actividad y no siempre se les reconoce la importancia y vigencia de la misma. La función mantenimiento es una necesidad que nadie niega, pero se evidencia una falta de estrategia propia e integrada con la gestión de los activos físicos de la entidad y que no están suficientemente determinados los procesos que la componen y las funciones de los mismos para permitir determinar los desempeños que se requieren y a su vez poderlos medir y controlar para la mejora continua.
Las mayores y más frecuentes deficiencias detectadas en los estudios realizados de los siguientes sectores: empresas de refinación de petróleo, de cemento, de níquel, la industria farmacéutica, instalaciones hospitalarias, centros de investigaciones, instalaciones hoteleras, agroindustrias y alimentarias, industria metalmecánica y energética, se presentan a continuación.
- Documentación técnica insuficiente, poco estudiada y utilizada.
- Procedimientos de planificación no existentes o poco fundamentados.
- Mala gestión de las órdenes de trabajo y ausencia de históricos válidos.
- Falta de indicadores técnico-económico para la toma de decisiones.
- La capacitación y sus competencias laborales no están acorde a las necesidades.
- El trabajo en equipo interno y externo no se logra suficientemente.
- La gerencia general no atiende con pertinencia esta actividad.
- Problemas organizacionales y de flujo de la línea de mando.
En la Figura 3.1.3 se proponen los procesos más generales y vitales de un modelo funcional de mantenimiento los cuales pueden no corresponder necesariamente a estructuras organizacionales, pero responden a actividades funcionales básicas a través de una estrategia maestra de mantenimiento que rige su interacción con la gestión de los procesos.
Fig. No 3.1.3: Estrategia de la función mantenimiento basada en procesos.
Sobre los procesos vitales de la función mantenimiento es necesario seguir rigurosamente los principios de la gestión por procesos, personalizándolos a la función mantenimiento y capacitando a los recursos humanos en las competencias laborales vinculadas a los desempeños del puesto de trabajo (ver Figura 3.1.4).
Fig. No 3.1.4: Esquema típico de los procesos.
En la Figura 3.1.5 se modelan en forma de proceso integrado las tareas de seguridad, eficiencia energética, medio ambiente y calidad, adaptadas al tipo de negocio, en su contexto operacional y a las expectativas del mercado al que va dirigido, sobre bases de una ingeniería concurrente personalizada a cada activo físico.
Fig. No 3.1.5: Integración de los valores.
En los procesos vitales de la función mantenimiento (Figura 3.1.5) es muy importante la definición de los procedimientos y el rigor de los requisitos que rigen las variables de entrada del proceso, ya que eso determina la objetividad de las variables de salida, independientemente del conocimiento transformador propio del proceso. En la Figura 3.1.6 se muestra un esquema básico de los principios de la gestión de los procesos y de su seguimiento y medición.
Fig. No 3.1.6: Gestión de los procesos.
En la Figura 3.1.7 se muestra un ejemplo de ingeniería concurrente con el propósito de planificar las tareas de mantenimiento a partir de la identificación y control de las variables tecnológicas de los sistemas que puedan afectar la calidad y seguridad del servicio quirúrgico, lo cual conceptualmente es generalizable a cualquier negocio o servicio con sus respectivas ponderaciones. Este sería un requisito importante a tener presente en el proceso de la planificación integral para garantizar el estándar de calidad en forma sostenible.
Fig. No 3.1.7: Sistema tecnológico de un servicio.
En la Figura 3.1.8 se exponen las diferentes labores que se planifican en las etapas del ciclo de vida de los activos físicos o de algunos de sus componentes; por ese motivo se requiere de planificadores con competencias laborales especializadas en el proceso de planificación integral de los activos físicos, dado el enfoque y alcance de cada uno de los subprocesos.
Fig. No 3.1.8: Subprocesos de la planificación.
Por otra parte, en los procesos de análisis y mejoras de la función mantenimiento (Figura 3.1.5) las auditorías, los controles o los diagnósticos de la actividad de mantenimiento no siempre detectan las causas de los problemas más importantes que están sucediendo, por tanto, poco aportan al mejoramiento posterior del producto final o al beneficio del negocio. Un cambio de enfoque, podría ser el evaluar desempeños y no estructuras o documentos, lo que sería una buena iniciativa para evidenciar causas e insuficiencias y para ello se requeriría de herramientas que midieran e integraran a todas las partes del negocio.
Un enfoque integrador de indicadores para la medición de los desempeños lo aporta la Norma Europea EN 15341, que plantea un grupo de indicadores técnicos, otro grupo de indicadores económicos y uno específico para indicadores organizacionales, lo que permite una medición más integral del comportamiento del negocio y sus debilidades, lo que unido a un adecuado benchmarking sería más objetivo.
Ver: Norma UNE-EN 15341 - Indicadores
¿QUÉ ES UN KPI? - INDICADORES CLAVE DE DESEMPEÑO (recuperado de: https://youtu.be/1TTOzQF2Xbk)
Indicadores de Mantenimiento MTBF y MTTR Ejercicios de aplicación (recuperado de: https://youtu.be/CYSn37Ievuk)
La siguiente propuesta personalizada es un ejemplo de medidores de desempeños:
a).- Efectividad Global del Activo Físico (equipo).
EGE = D*Ed*Tc (1)
Donde:
D = Disponibilidad del Activo físico(%)
Ed = Tasa de operación real*tasa de operación neta(%)
Tc = Tasa de calidad del producto (%)
b).- Indicadores benchmarking (prueba de rendimiento).
Introducción a los indicadores de mantenimiento (recuperado de: https://youtu.be/0YFRlOuTtYE)
Vre: Libro MANTENIMIENTO Planeación, Ejecución y Control - Alberto Mora Gutiérrez
Ejemplo Disponibilidad Inherente (recuperado de: https://youtu.be/AakCgZA4UdY)
Indicadores de mantenimiento | Minitab | MTBF y MTTR (recuperado de: https://youtu.be/-tXo2nUokKU)
Ver: Norma UNE-EN 15341 - Indicadores.
c).- Satisfacción del cliente e imagen (propias del negocio).
d).- Regulaciones ambientales, energéticas y de seguridad. (propias del negocio y el entorno).
e).- Evaluación de la gestión de los procesos internos.
f).- En estos tiempos debemos recurrir a software especializados: como lo que mostramos en el siguiente video.
Administración de Activos | SE Asset | SoftExpert (recuperado: https://youtu.be/x5r1Thx59VI)
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