5.3- Personal de Mantenimiento.

Departamento de mantenimiento (Recuperado de https://youtu.be/h4oZnBeuTz4)

Los organigramas son la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa u organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus niveles jerárquicos y líneas de autoridad.

Este organigrama también nos ayuda a diferenciar los niveles y áreas jerárquicas dentro de la organización entre los trabajadores. Esto genera que el trabajador se ubique en la organización y sepa, principalmente, quién es su jefe, a qué área pertenece, qué naturaleza de trabajo tiene que hacer y principalmente saber cómo aporta su trabajo de área hacia los objetivos de la organización.

Ventajas:

• Al ser una representación gráfica, podemos ver cómo está compuesta la organización, los distintos niveles de jerarquía que existen en ella y las maneras en que se relacionan formalmente.

• Se puede aplicar a cualquier tipo de organización: un partido político, un pequeño grupo de personas que desarrolla un proyecto comunitario, una pyme, una multinacional, entre otras cosas.

• Al hacer el primer diagrama y comparar "lo que es" con "lo que debería ser" se notan a primera vista los errores e incongruencias y pueden ser tomadas decisiones importantes al mismo tiempo que se va dibujando el diagrama.

• Permite establecer cierto orden dentro de la organización, sobre todo relacionado con las líneas de mando, es decir, a quién cada persona debería rendir cuentas y sobre quiénes puede influir.

• Permite definir mejor las funciones de cada miembro de la organización. Facilita el trabajo en equipo y evita la duplicación de tareas o la "múltiple jefatura“.

• Unida a la planificación estratégica (misión, visión, valores y objetivos a largo plazo), sirve para llevar a la práctica los planes y obtener resultados.

Desventajas:

• Cuando una persona o grupo diseña un organigrama, tiene la tendencia de diseñar "lo que es" o "cómo funcionan las cosas" y no cómo "debería ser o funcionar".

• Se representan las relaciones formales entre las distintas funciones y departamentos, no así las relaciones informales que existen entre ellas y que afectan también a la eficiencia, nivel de pertenencia, adhesión y compromiso de los miembros.

• No indica cuánta autoridad tiene cada cargo.

• Si bien es una herramienta flexible, muchas veces se diagrama el organigrama y este queda allí.

• Se realizan cambios en la planificación estratégica de la empresa y en su estructura, y el organigrama queda olvidado como herramienta.

• Si la persona que diagrama el organigrama no conoce el mecanismo para hacerlo y el lenguaje simbólico que tiene el mismo, puede representar un diseño equivocado de la realidad.

Ejemplo:

Fuente: Gica Ingenieros - Ing. Robert William Castillo Alva

5.3.2- Competencia del Planificador.

a) Competencia:

Capacidad para aplicar conocimientos y habilidades con el fin de lograr los resultados previstos. (ISO 9001:2015)

Una organización es más efectivo cuando todos los empleados entienden y aplican las habilidades, formación, educación y experiencia necesarias para desempeñar sus roles y responsabilidades.

Es responsabilidad de la alta dirección proporcionar las oportunidades a las personas para desarrollar estas competencias necesarias.

b) Responsabilidades:

Planificar los trabajos de mantenimiento a corto, mediano y largo plazo.

Programar los trabajos de mantenimiento de las diferentes especialidades (mantenimiento mecánico, eléctrico, predictivo, obra civil, servicios generales, etc.) asignando los recursos necesarios (personal, tiempo, repuestos y herramientas) de forma eficiente para la ejecución de las tareas de mantenimiento.

Generar y controlar la información del mantenimiento planificado versus lo ejecutado para la toma de decisiones por parte de las Gerencias de Mantenimiento.

c) Roles y Funciones

Fuente: Gica Ingenieros - Ing. Robert William Castillo Alva

Planificar:

Elaborar y actualizar el inventario de equipos con sus servicios recurrentes.

Elaborar los Planes de Mantenimiento a corto, mediano y largo plazo de los equipos e instalaciones bajo su responsabilidad.

Planificar y coordinar recursos (materiales, repuestos, equipos, herramientas y personal) para la ejecución delos planes de mantenimiento.

Elaborar la planificación y programación el mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos e instalaciones.

Elaborar los presupuestos de Mantenimiento de los equipos e instalaciones bajo su responsabilidad.

Elaborar y documentar los procedimientos, programas y controles específicos para el Área.

Desarrollar el plan de paradas de planta y elaborar los informes de post parada.

Elaborar los planes de trabajo o protocolos de mantenimiento por intervención.

Desarrollar planes de control para los trabajos de mantenimiento.

Hacer:

Coordinar con las distintas áreas para la correcta ejecución de los planes y toma de decisiones estratégicas.

Garantizar y coordinar los recursos necesarios para la ejecución de todas las actividades relacionadas con la gestión de mantenimiento.

Coordinar con los Supervisores de Mantenimiento la programación y ejecución del mantenimiento.

Coordinar el monitoreo de los equipos a través del análisis y descarga de data, y su correcto y ordenando almacenamiento de dicha información en las fechas correspondientes.

Elaborar los reportes de ejecución del Plan de Mantenimiento.

Verificar:

Asegurar y monitorear la correcta utilización de los Sistemas de Mantenimiento.

Analizar y elaborar los informes resultantes de la gestión de mantenimiento, así como los reportes de gestión y operaciones.

Controlar el historial de mantenimiento de los equipos, instalaciones.

Controlar los trabajos de mantenimiento mediante un sistema de órdenes de trabajo.

Monitorear las desviaciones de los planes de mantenimiento y retroalimentar a las áreas operativas.

Desarrollar y realizar el seguimiento diario del cronograma de mantenimiento.

Monitorizar la aparición de anomalías y comprobar los parámetros de ejecución.

Medición de la eficiencia del sistema de mantenimiento, principales indicadores, medición de beneficios.

Actuar:

Mejorar y actualizar permanentemente el plan de mantenimiento.

Predecir la carga de mantenimiento utilizando una técnica eficaz de pronósticos.

Optimizar el uso de recursos humanos y técnicos.

Habilidades y Destrezas:

Capacidad de análisis y toma de decisiones.

Tendencia al detalle.

Trabajo en equipo.

Buena comunicación.

Trabajar de forma organizada.

Aprendizaje continúo.

5.3.3- Matriz de responsabilidad del Planeador.

La matriz de responsabilidades es una importante herramienta de gestión contractual que debe implementarse.

La matriz establece en forma clara (esquemática) cada una de las actividades o tareas a realizar por cada participante del trabajo, ya sea propietario (mandante), contratista, proyectista, inspector u otro.

No considerar una tarea y no asignarle un responsable podría ser necesariamente fuente de conflicto durante el desarrollo del trabajo.

Fuente: Gica Ingenieros - Ing. Robert William Castillo Alva

Ver: Matriz de roles, responsabilidades y autoridad de personal de mantenimiento en Excel