5.6- Documentación de Plan de Mantenimiento Bajo UNE-EN-13460 y Contratos Bajo UNE-EN-13269.
5.6.1- Procedimiento de Gestión.
Fuente: Gica Ingenieros - Ing. Robert William Castillo Alva
De donde se deduce claramente una relación de información que se genera y la que se ha de archivar.
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5.6.2- Estructura Documental.
De acuerdo con la información obtenida en el punto previo, se propone la siguiente estructura de archivo general:
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5.6.3- Personal.
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Un plan de formación deberá constar, en su documentación, de las fichas de cursos a impartir, destacando contenidos y objetivos, un listado de cursos, un listado de personal y las fichas de personal. En los informes periódicos de mantenimiento, se debe indicar las horas destinadas a formación en un período dado. En el ámbito de la empresa, el personal trabaja habitualmente con procedimientos de trabajo, esquemas, y con todo tipo de documentación técnica, en el ámbito de la actividad de mantenimiento, se trabaja con Órdenes de Trabajo o sistemas similares.
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Lo deseable es que el rendimiento de la mano de obra directa se dedique el mayor porcentaje de tiempo posible, a trabajos productivos y que cuando se actúe, se cumpla una tabla de tiempos previamente establecida para cada tipo de intervención.
Ese rendimiento disminuye cuando se precisan de muchos o largos desplazamientos entre centros de trabajo, o no se ha previsto el material preciso para las rutas programadas. Eventualmente, se controlan los rendimientos de forma periódica.
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La prestación del servicio de mantenimiento, implica que el cliente traspasa la responsabilidad de los resultados de éste, de forma que se debe realizar el servicio con nuestra plantilla, aplicando nuestra organización y medios empresariales, con riesgo para nosotros en caso de que no prestemos el servicio en las condiciones pactadas contractualmente.
Además del resultado cierto, identificable y medible, del servicio encomendado, podemos anticipar que nos encontramos en un caso de cesión ilegal cuando:
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Situaciones prácticas a evitar:
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5.6.4- Herramientas y Medios.
Toda la herramienta estará inventariada, y los operarios dispondrán de la herramienta que necesiten y que haya de ser adecuada a las tareas que realizan. La experiencia y los nuevos trabajos llevarán a la ampliación de estos medios, pero para la previsión de carga que se prevé inicialmente, no resultará complejo el seguimiento físico de determinados medios técnicos.
Eventualmente, se dispondrá de un plan de calibración. Recoge todos los útiles de medida que se utilizan en la actividad y cuyo empleo condiciona decisiones posteriores.
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5.6.5- Plan de Calidad del Servicio de Mantenimiento.
Eventualmente se puede desarrollar un plan de calidad, que describa los procesos significativos de la actividad de mantenimiento y la forma de asegurar la calidad del servicio. Un índice de este plan, contempla:
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5.6.6- Procedimiento de Trabajo.
Los procedimientos de trabajo, aseguran que las tareas se realizan siempre de la misma forma, que la información puede transmitirse de forma inequívoca. En general, los procedimientos serán de dos tipos: técnicos y de gestión.
Los procedimientos técnicos, detallan cómo realizar determinadas actuaciones técnicas, cómo puedan ser las revisiones, la calibración de útiles y herramientas, la sustitución de elementos en las instalaciones. Contemplan, en general, los siguientes apartados:
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Su elaboración estará muy ligada a la complejidad de las actividades a desarrollar. Por otra parte, los procedimientos de gestión, son los relativos a la organización del departamento.
Aquí se incluyen algunos que se consideraninteresantes, por lo que aportan al objetivo del documento, desarrollando todos los que estimemos precisos:
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EL FLUJO DE UNA ORDEN DE TRABAJO
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LA PLANIFICACIÓN DEL MANTENIMIENTO PROGRAMADO
Planificar el mantenimiento, significa determinar cuándo y quién realizará cada una de las rutas que pueden componer un plan de mantenimiento. Se deberá tener en cuenta que:
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LA GESTIÓN DE COMPRAS
En general, todas las compras pasarán por el Jefe de Mantenimiento y es que, para empezar, todos los materiales asociados a las actuaciones preventivas, deberán estar previstas con antelación a las mismas.
Aunque en última instancia todas las compras habrían de estar autorizadaspor el Jefe de Mantenimiento, los Jefes de Equipo podrán efectuar directamente las compras de consumibles, en actuaciones correctivas de cierto nivel de urgencia, con la autorización del Encargado.
Las compras de grandes elementos, o las precisas para sustituciones, serán gestionadas directamente por el Jefe de Mantenimiento.
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LA ASIGNACIÓN DE PRIORIDADES EN EL MANTENIMIENTO CORRECTIVO
La gestión del correctivo en sí misma, el modo en el que se distribuye el tiempo necesario para la puesta a punto de un equipo tras una avería, consiste:
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Resulta evidente al observar esta lista, que una vez ejecutado el diagnóstico de la avería, el tiempo que sigue después es invariable.
Es por ello que la asignación de prioridades cobra una importancia fundamental, y es preciso establecer un criterio para el mismo, para evitar algo predecible: que todas las averías se comuniquen con prioridad máxima.
Para ello se deberá tener en cuenta que:
Es urgente la avería que afecta la seguridad de personas y/o medioambiente o supone la parada de equipos críticos de producción.
No se parará un equipo crítico de producción que, sin ser de reserva, pueda seguir funcionando.
En el caso de equipos redundantes, en caso de sufrir una avería el equipo duplicado, se pasa a una situación de crisis temporal del equipo que presta servicio.
LA GESTIÓN DE REPUESTOS
En lo relativo a la gestión de repuestos se centra en dos únicos aspectos: la localizabilidad de los repuestos y los parámetros a través de los cuales los vamos a identificar.
La razón de esto es bien sencilla, pues en esta primera fase, en la que estamos dimensionando los requerimientos de la actividad, estamos aprendiendo a entenderla en su conjunto:
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Los repuestos que se gestionen, deberán ir completamente identificados, constando:
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LAS COMUNICACIONES CON EL CLIENTE
Otro factor de particular importancia es el de documentar debidamente las comunicaciones con el cliente.
Se van a dar infinidad de circunstancias, en las que nos tendremos que dirigir a éste, nos debemos exigir tres objetivos en este sentido: corrección, concisión y claridad en las comunicaciones.
Para que la comunicación sea efectiva debe ser bidireccional: debemos asegurarnos de que todo lo que comunicamos al cliente es recibido y entendido.
Las comunicaciones con el cliente deben tener su espacio bien diferenciado en las carpetas de mantenimiento.
5.6.7- Información Económica del Departamento.
En lo relativo al control de costes, cualquier técnico que haya sido responsable de una unidad de costos, dispone de experiencia suficiente para llevar a cabo esta tarea con suficiente rigor, y todo queda reducido a una mera cuestión de formatos. Tal y como se propone, podríamos recopilar:
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Las representaciones de coste suelen ser muy variadas y dependen del usuario de la información.
Siempre resultará de interés el resumen económico de la actividad en los distintos establecimientos de un cliente para las distintas instalaciones, y para las distintas contribuciones a los costes.
5.6.8- Informes de Mantenimiento.
Están orientados al archivo de resultados. Es por ello que además de incluir los informes generados periódicamente, sería lógico incluir los indicadores seleccionados para evaluar los resultados de mantenimiento, así como las herramientas que nos permitan componerlos.
Estos indicadores deben resultar adecuados, debe ser posible detectar si están surgiendo problemas para poder actuar en consecuencia. Pueden ser más apropiados para nosotros:
Videos: Indicadores (Recuperado de: https://youtu.be/twyeVKngHdk)
5.6.8.1- Índices de Disponibilidad.
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5.6.8.2- Índices de Gestión O.T.
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5.6.8.3- Índices de Coste.
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5.6.8.4- Índices de Progración de Mantenimiento.
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5.6.8.5- Índices de Gestión de Almaces y Compras.
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5.6.8.6- Índices de Seguridad y Medio Ambiente.
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5.6.8.7- Índices de Formación.
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5.6.9- Plan de Mantenimiento.
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¿Qué tipo de tareas de mantenimiento puedo llevar a cabo?
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5.6.10- Seguridad y Salud.
En el ámbito de la seguridad y la salud, las cuestiones operativas más destacadas a considerar, serán: la gestión documental de toda la información que se nos va a solicitar como contratistas de mantenimiento, la evaluación de riesgos y los indicadores en esta materia.
En cuanto a la gestión documental, y sin entrar en la posibilidad de subcontratar parte el servicio, podemos precisar de una estructura con el siguiente alcance:
5.6.10.1- Documentación de Seguridad del Centro de Trabajo.
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5.6.10.2- Documentación de Seguridad que nos pueden Solicitar como Empresa Contratista.
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Debe existir un Plan de Seguridad para los trabajos de mantenimiento, que recogerá la planificación de la actividad preventiva. El Plan de Seguridad habrá de reflejar:
Los objetivos y metas a alcanzar con la aplicación del plan.
Las actuaciones en materia de seguridad derivadas de la evaluación de riesgos.
Las funciones y responsabilidades de los miembros de la estructura de trabajo.
Como se realiza la formación de los trabajadores en materia preventiva.
Como se llevara a cabo la vigilancia de la salud de los trabajadores.
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5.6.11- Vigilancia Medio Ambiental.
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5.6.12- Carpetas para Servicios o Zonas.
Parece lógico pensar en disponer de carpetas individuales para los distintos establecimientos en los que prestamos la actividad, aunque formen parte del mismo cliente, dado que es en los siguientes aspectos en los que más documentación se va a generar. Aquí clasificaremos:
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5.7- Formatos.
5.7.1- Formato de Orden de Compra.
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5.7.2- Formato de Orden de Trabajo.
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5.7.3- Formato de Hoja de Vida del Equipo.
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5.7.4- Formato de Servicio de Mantenimiento Correctivo.
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5.7.5- Formato de Seguridad de Equipos.
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5.7.6- Formulario de Registro de Incidencias.
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5.8- Estructura Propuesta de Contrato y Contenido bajo UNE-EN-13269.
5.8.1- Generalidades.
Este acápite proporciona una Lista de comprobaciones de elementos importantes en un contrato de mantenimiento , y de su contenido. También puede incluirse otros elementos.
5.8.2- Lista de Comprobación de Elementos Importantes en un Contrato de Mantenimiento, sus Contenidos.
5.8.2.1- Encabezado.
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5.8.2.2- Objetivo.
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5.8.2.3- Definicines para el Contrato.
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5.8.2.4- Objeto y Campo de Aplicación de las Tareas.
a) Lugar de Operación
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b) Lugar de Mantenimiento
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c) Contenido
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d) Tiempo
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e) Impedimentos
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f) Retrasos
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5.8.2.5- Estipulaciones Técnicas.
a) Verificación
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b) Información Técnica
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c) Repuesto/Materiales y Consumibles
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5.8.2.6- Estipulaciones Comerciales.
a) Precios
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b) Condiciones de Pago
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c) Garantías
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d) Penalidades/Daños Liquidados
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e) Incentivos
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f) Seguros
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g) Garantía Financiera
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5.8.2.7- Estipulaciones Organizativas.
a) Condiciones para la Ejecución
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b) Seguridad y Salud Laboral
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c) Protección Medio Ambiental
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d) Seguridad
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e) Aseguramiento de Calidad
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f) Supervisión/Gestión
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g) Registro
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5.8.2.8- Estipulaciones Legales.
a) Derechos de Propiedad de Autor
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b) Confidencialidad
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c) Fuerza Mayor
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d) Responsabilidad
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e) Resolución de Litigios
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f) Razones y Formalismos para la resolución o Rescisión
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g) Documentos Contractuales
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h) Variación, Suplemento y Alteración de Contrato
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i) Posibles Cesiones y Subcontratación
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j) Legislación Aplicable
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k) Idioma del Contrato
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l) Vigencia del Contrato
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m) Notificación
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n) Fecha de Contrato
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